12個我賴以為生的生產力工具

你是否一直掙扎著要提高生產力、想找到更多時間做想做的事、想擺脫不斷分心浪費時間的壞習慣,或發現自己的記性非常靠不住、老是忘記你天外飛來的好點子和你不久前想到要查詢的事物?

多數人缺乏生產力、遲遲沒辦法「找到」時間的原因,不單只是他們沒有善用工具。更深層的癥結是,許多人根本沒有為自己理想中的「高效能」去建立必要的「心理素質」——你沒有讀錯,不同於多數人的想法,生產力的提高並不單純是「用對方法」的結果,它更是正確心態的產物

所以在我們討論12個數位時代的生產力工具之前,我還是要先強調正確的心態為何:沒有正確的心態,再好的工具都救不了你的生產力。換個角度來說,這些工具也只有當我們具備正確的心態時,才會發揮最大的作用。


要提高生產力,你只需要記住一個最重要的準則:分出優先順序(Prioritize)

分不出事物的優先順序,你就不會知道應該如何分配你的時間、不會知道要先做哪一件事情、不會知道應該以什麼為中心去建構你的生活,那麼再多的生產力工具也都不會有用武之地。

要能分得出事物的優先順序,你必須擁有一個高過其他的目標,無論那是達成最高的工作產量、達到或超越主管要求的工作進度、踏實完成你為自己做的計畫——那必須是你在工作上、甚至生活上最重要的事情。

多數人之所以缺乏生產力,不是因為他們工作不夠賣力或不夠聰明,而是因為他們根本搞不清楚自己的生活究竟要往什麼方向去、也不願意花力氣殘忍地面對自己的困惑。所以他們日復一日地「努力」工作,卻還有一堆時間可以浪費在臉書、PTT、網拍、和遊戲上。你大概知道這些東西對你的人生一點幫助都沒有,但你繼續從事這些活動,是因為你沒有一個清楚的人生目的來規範你的生活。

我之所以把「分出優先順序」視為一種「心理素質」,因為在這個過程中,你必須做出許多艱難抉擇:要提升生產力,你就絕對不可能留著你當下生活中的所有娛樂、不可能繼續花時間維護那些難搞的客戶、不可能花時間和那些酒肉朋友維持良好關係、甚至不可能浪費生命聽你的父母抱怨、或服侍你那個黏人的女友……講難聽點,你必須砍掉工作和生活中的一切「雜碎」,然後你的時間控管和生產力就會突飛猛進。

如果你還沒有清晰的生活目標,那麼讓我點出一個非常實用的原則——80/20法則:你80%的產出來自於20%的工作;你80%的業績來自20%的客戶;你80%的快樂來自於20%的人際關係;你80%的成就感來自於20%的技藝鍛鍊……80/20的比例在不同事物上略有差異,但這個原則可以適用到生活中的無數面向。也因此,你大可以保留那些最有價值的20%,然後把剩下的時間心力投入其他同樣具有高投資報酬率(或高情感報酬)的事物——當你依循這個原則去重新建構生活,你嚮往的高生產力只會是個自然的副產品而已。

長篇大論完了,讓我們討論這12個生產力工具吧!


我個人選擇的瀏覽器是Chrome,因為它能最完善地整合我的Google帳戶、手機(我目前使用Android)、和幾乎所有的第三方服務,他們的Chrome Web Store有多到你玩不完的插件,更別說Google原本就支援了太多服務(My Maps, YouTube, Gmail, Google Drive, Google Docs, Blogger等)。我知道它超級耗能,但我覺得這個犧牲非常值得。如果你還沒有把所有服務整合在同一個帳號裡,那麼你是在拖累自己的辦事效率。

所以我接下來介紹的生產力工具,主要是以Chrome和Android為中心出發,不過你基本上都一定能在Mac/iPhone環境下使用。

1. Momentum擷取.JPG(Chrome插件)

Momentum會把你打開的新分頁變成美麗的風景圖,附上時間、問候語、天氣、啟發人心的金玉良言,以及最重要的,讓你輸入當天最重要的待辦事項。

所以你每一次打開新分頁時,Momentum不僅會用美麗的構圖來迎接你、向你報時,還會再一次提醒你你今天最重要的事情是什麼。我個人推薦的使用方式是,如果你有雙螢幕可以使用時,你可以讓其中暫時不用的那一個螢幕開著Momentum、甚至按F11變成全螢幕模式,讓這幅令人心曠神怡的景象持續映入眼簾(大自然的景象有益於提高人的創造力),並引導你專注於你真正想完成的事。

替代方案:Focus(我沒有試過這個插件,不過它做的事情和Momentum看來差不多,你也可以試試。)

2. StayFocusd擷取.JPG(Chrome插件)

不是我打錯,是他真的這樣拼音。這個插件很適合那些沒有辦法控制自己去看臉書、或任何令你流連忘返的網站的人。StayFocusd讓你把特定網站列入黑名單後,在你設定的時限內把這些網站都屏蔽掉,提醒你「你不是應該在工作嗎?」(如圖)。

這個插件最強大的地方,在於你不僅能設定你要屏蔽的網站,還可以設定你每週每天的什麼時間可以瀏覽這些網站、瀏覽多久(屏蔽期間內你沒辦法把功能關掉),或者在任何你要的時間把網站屏蔽掉,甚至設置解鎖的「挑戰」。

替代方案:Freedom(功能非常齊全的付費服務,專屬OS/iOS環境)

     SelfControl(不限於Chrome環境的軟體,就算被刪除也無法解鎖,專屬OS環境)

3. E.gg Timer(線上服務)

單純的線上鬧鐘服務,讓你為自己設定專注工作的時間。(至於如何善用鬧鐘來進行高效能工作,請參考番茄工作法。)

替代方案:Online Stopwatch(線上碼表,我比較常拿這個來健身,不是工作。)

4. Evernote(Chrome插件、網頁服務、App)%e6%93%b7%e5%8f%96

我算是很晚才開始用Evernote,但我真希望自己更早使用這個服務。假如你不知道的話,它是個全方位的筆記蒐集工具,更有帳號同步、與他人分享、共同作業的功能。我用過其他家大大小小的類似服務,但在我開始用Evernote後,我知道我再也不需要其他工具了。請一定要下載他們的App和Chrome插件,你會發現彙整好點子原來可以是如此有效且有趣的事。

5. Pocket(Chrome插件、App)

擷取.JPG

稍微不同於Evernote,Pocket是用來保存你想要晚一點再看的文章或影片(或任何連結)。

我很喜歡Pocket的地方,在於他們不只讓你有系統地整理你保存的資源,而且提供了能彈性調整、舒適好看的閱讀版面(少了原文網站可能讓人分心的廣告和設計)。有時候我讀到一篇我真的很喜歡的文章時,甚至會先存到Pocket然後在Pocket的閱讀器裡繼續讀。他們還會推薦你一些其他人收藏的好文章,也是我很喜歡的功能。

6. AdBlock(Chrome插件)

如果你還在任由網路上的無謂廣告干擾你的注意力,快去下載AdBlock吧。它會讓你擁有輕鬆舒適的網路瀏覽經驗,當然,也會減少你亂點廣告的機會。

7. Pushbullet(Chrome插件、App)

如果你的手機、電腦、平板、甚至多個設備都是不同的系統,別擔心,Pushbullet會讓你的所有設備變得像是同一個。它讓你能夠非常輕鬆地在電腦上回覆手機訊息(包含通訊軟體)、傳送連結和檔案。整合,是數位時代的秘密武器。

8. F.B. Purity(Chrome插件)擷取.JPG

讓我們開門見山吧:Facebook大概是你浪費最多生命的地方,但F.B. Purity能夠讓你在臉書上的時間運用得更有效率。

F.B. Purity具有非常大的調整彈性,能讓你一一屏蔽掉像是「誰跟誰又成為好友」、「誰按了誰的讚」、「誰更新了感情狀態」之類的無謂動態,只留著那些你真正會在乎的消息。它另外還有一些很好用的功能,包括固定臉書的左側功能列、顯示最新而不是最熱門的消息、隱藏「你可能認識的人」等等。

我強烈建議你好好利用這個插件,大刀闊斧地整頓一下你的臉書頁面,只留著那些真正有用的消息,而不是讓一大堆雞毛蒜皮的動態佔用你人生的寶貴時間。

讓我順便分享一下我使用臉書的方式吧:我好幾年前就已經將我幾乎所有的好友一一取消追蹤,而那些只是隨手按了讚、但不是真的想追蹤的粉絲專頁也是一樣。我另外新增了一個摯友名單(我不是用臉書原生的,因為我並不想要收到朋友新動態的主動推播),僅留著大約二十個我真正在意他們人生動向的朋友,只有在我真正有空關心他們時,我才會去看那個名單下的動態,否則我一概不允許網路上的泛泛之交佔用我的時間。除了經營粉絲團,我一天花在臉書上的時間大概不會超過十分鐘。

是的,這說出來的確有點難聽,但我這麼做的原因,是因為我非常重視自己的時間,也做出了艱難決定、確立哪些人才是我真正有心要維繫的摯友——我鼓勵你也這麼做。我可不相信你有五百個非關心不可的摯友。為自己省下時間,去關心你真正關心的人、做你真正想做的事吧。

9. Messenger (Unofficial)(Chrome插件)

講到Facebook,我很推薦這個非官方的臉書通訊插件。目的很簡單,就像是你在手機上可以不用打開臉書就能回臉書訊息一樣,這只是在電腦上的版本。我建議你不要讓它主動推播任何新的訊息,因為這很容易造成工作的干擾,只要讓它顯示你是否有未讀的訊息就夠了。

10. Checker Plus(Chrome插件)擷取.JPG

過去我一直覺得Gmail需要經過數個點擊才能抵達主頁面,是件非常煩人的事,直到我找到Checker Plus。這位獨立程式設計師Jason Savard為Gmail、Google Calender、Google Drive都寫了可以在一個點擊就輕鬆瀏覽的插件。

他設計的插件介面簡潔好看,功能齊全且調整性高。用Checker Plus收信雖然方便,不過一如其他的信件服務,我強烈建議你若非必要,一天只給自己固定兩個時段收信和回信,而且把新郵件的通知關掉,以避免打擾你專注工作。

值得強調的是,一天的第一件事千萬不要是收信,因為這意味著你習慣性地將「別人的要務」置於你生活的第一優先——而這是令你的生活失焦、對目標失去洞察力最快的方式。

11. FastestTube(Chrome插件)

YouTube可以是你浪費生命的地方,也可以是你提升自我的最佳資源,端看你如何運用。如果你常關注有益生活的YouTube頻道(我在這篇文章提了不少),FastestTube會是你下載YouTube影片最快的方式。多年來我使用過幾個不同的下載服務,有不少都隨著YouTube的更新而失效了,FastestTube是目前還算非常穩定的服務。

12. Magic Actions for YouTube(Chrome插件)

擷取.JPG我愛YouTube、愛個人化的服務,而痛恨浪費時間——所以Magic Actions是我愛不釋手的插件。很多人問我說我的YouTube為什麼可以「關燈」(如你所見)、為什麼有這個有那個奇怪的功能,答案都是Magic Actions for YouTube。

Magic Actions讓你調整影片的固定畫質、屏蔽你不想看到的邊欄、有自動重複播放功能、決定是否要自動開始播放影片。在用了這個服務之後,每一次我用別人的電腦上YouTube,都有一種來到陌生人家裡的不適應感。

好吧,這個服務可能不算是真正的生產力工具,那麼讓我分享一個跟YouTube有關的學習秘技:調高影片的播放速度到1.5甚至2倍。人生苦短,我們可沒有時間聽每個人慢慢地講話。把握你的時間,用力地學習吧!


你自己是否有珍藏的生產力工具呢?還是你想推薦在不同系統下的好用工具呢?留言告訴我吧,我會很樂意把它們加入這篇文章!如果你喜歡這篇文章推薦的生產力工具,也歡迎你分享給身邊用得上這些工具的朋友。

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